В делопроизводстве и документоведении существуют специальные термины для обозначения систематизированных групп документов, объединенных по определенным признакам.
Содержание
Основные термины для обозначения совокупности документов
Классификация совокупностей документов
| Название | Определение | Примеры |
| Документооборот | Совокупность документов в процессе их создания и движения | Входящая, исходящая и внутренняя документация организации |
| Архив | Систематизированное собрание документов длительного хранения | Государственный архив, ведомственный архив |
| Досье | Подборка документов по конкретному вопросу или лицу | Личное дело сотрудника, судебное досье |
Специальные виды документальных совокупностей
В деловом документообороте
- Номенклатура дел - перечень заголовков дел с указанием сроков хранения
- Реестр - систематизированный перечень документов с краткой информацией
- База данных - электронная совокупность структурированных документов
В архивном деле
- Фонд - документы одного источника комплектования
- Коллекция - искусственно собранные документы по тематическому признаку
- Опись - перечень единиц хранения в архиве
Юридические обозначения документных совокупностей
| Термин | Правовое значение |
| Документация | Совокупность документов, подтверждающих юридически значимые факты |
| Доказательственная база | Совокупность документов, используемых в качестве доказательств |
| Пакет документов | Комплект документов, необходимых для конкретной процедуры |
Технические термины
- Электронный документооборот - система управления электронными документами
- Документальный массив - крупная совокупность однотипных документов
- Метаданные - данные о документах, позволяющие их систематизировать
Особенности формирования документальных совокупностей
Принципы организации
- Хронологический - по датам создания документов
- Тематический - по содержанию документов
- Номинальный - по видам документов
- Авторский - по создателям документов
Заключение
Совокупность документов в профессиональной сфере может называться по-разному в зависимости от принципов организации, целей использования и правового значения. Правильное определение типа документальной совокупности помогает эффективно организовать работу с документами и обеспечить их сохранность.
